Zorgvuldig met gegevens.

Laatst bijgewerkt: 3 oktober 2026. Deze verklaring gaat over de openbare website en het contact met Vloerenmakers Groep.

Wie gebruikt je gegevens?

Vloerenmakers Groep is je aanspreekpunt voor de verwerking via deze website. Je bereikt ons aan Bramerslandstraat 17a, 5275 HE Den Dungen, via info@vloerenmakersgroep.nl of 073-6892360.

Contact en offerteaanvragen

Bij het contactformulier verwerken we je naam, telefoonnummer, e-mailadres en bericht. Bij een offerteaanvraag verwerken we daarnaast de ingevulde bedrijfs- en factuurgegevens, eventueel je btw-nummer, het werkadres, projectgegevens, gewenste planning, vloeroppervlakte, laagdikte, vloeropbouw, opmerkingen en de bestanden die je meestuurt. Stuur alleen gegevens en bestanden die nodig zijn voor je vraag of project, en geen identiteitsbewijzen of bijzondere persoonsgegevens.

We gebruiken deze gegevens om je vraag te behandelen, een offerte voor te bereiden en afspraken over het werk te maken. Voor een offerte of opdracht gebeurt dit om op jouw verzoek een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren. Bij een algemene vraag is het doel ons gerechtvaardigde belang om correspondentie te behandelen. Administratieve gegevens kunnen daarnaast nodig zijn om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Je hoeft geen aanvraag te doen; zonder de vereiste contact- en projectgegevens kunnen we een aanvraag niet goed behandelen.

Contactberichten en offerteaanvragen worden in onze afgeschermde aanvraagdatabase op de server opgeslagen. Een contactbericht wordt niet automatisch een WeFact-offerte. Een offerteaanvraag kan door de actieve koppeling worden verwerkt tot een conceptofferte in WeFact, met de benodigde klant-, adres- en projectgegevens. De koppeling verstuurt die conceptofferte niet automatisch naar jou. Onze interne e-mailroute kan de offerteaanvraag en bijlagen naar info@vloerenmakersgroep.nl doorsturen. Hiervoor gebruiken we de maildienst van TransIP; onze zakelijke mailbox wordt gebruikt via Microsoft 365.

Voor contactberichten, aanvragen, bijlagen en de daarvan gemaakte e-mailkopieën is in de website geen automatische verwijdertermijn ingesteld. Voor vragen over bewaring of verwijdering van jouw aanvraag kun je contact met ons opnemen. Een verzoek beoordelen we ook op gegevens die nog nodig zijn voor de afhandeling, administratie, een wettelijke verplichting of een geschil. Een vaste bewaartermijn voor niet-doorgezette aanvragen wordt hier niet toegezegd zolang deze niet is vastgesteld.

Noodzakelijke opslag voor het offerteformulier

Wanneer je een offerte verstuurt, bewaart de browser de aanvraag en eventuele bijlagen lokaal in IndexedDB onder ‘vmg-offerte’. Dit maakt een veilige herhaalpoging mogelijk als ontvangst niet bevestigd is, zonder zomaar een tweede aanvraag te maken. Na bevestigde opslag worden de lokale formuliergegevens en bestanden vervangen door een ontvangstbevestiging. ‘Nieuwe aanvraag’ wist die lokale registratie. Bij een mislukte of afgebroken verzending kan de kopie blijven staan: er is geen automatische vervaltijd. Je kunt deze ook verwijderen via de websitegegevens in je browser; dan vervalt de mogelijkheid om die verzending te hervatten. Hiervoor gebruiken we geen advertentiecookies.

E-mail, WhatsApp en externe links

Als je ons zelf mailt of een WhatsApp-bericht stuurt, verwerken we je afzender- en contactgegevens en de inhoud om je bericht te beantwoorden en eventuele afspraken af te handelen. De WhatsApp-knop opent WhatsApp; berichten lopen dan ook via de dienstverlening van WhatsApp/Meta. Een e-mail- of WhatsApp-bericht wordt door deze website niet automatisch als offerte ingestuurd. Voor de eigen verwerking door deze aanbieders gelden ook hun privacyvoorwaarden. Links naar sociale media en partners openen de websites van die partijen; de website toont daarvoor geen ingebedde sociale-mediafeeds.

VMG-assistent en OpenAI

De assistent helpt met algemene vloervragen. Begroetingen, enkele vervolgvragen en eenvoudige volumeberekeningen kunnen op onze server worden afgehandeld. Voor AI-antwoorden sturen we je vraag, maximaal acht recente berichten uit het gesprek en geselecteerde openbare bronpassages naar de OpenAI Responses API. Dit gebeurt ook als je bezoekersmeting hebt geweigerd: die cookiekeuze schakelt de assistent niet uit. Gebruik de assistent daarom zonder persoonsgegevens of vertrouwelijke projectinformatie. Je kunt ook rechtstreeks contact opnemen.

De assistent gebruikt de geïmporteerde kennisbank en kan via OpenAI zoeken op TBA, NOA en Joost de Vree. Het (Dek)vloerenboek uit 2010 is een historische bron. Bij webzoeken verwerkt OpenAI ook de zoekopdracht. De assistent krijgt via deze route geen toegang tot onze klantdatabase, mailbox of WeFact-administratie. Antwoorden zijn geen automatische opdrachtbevestiging of definitief besluit over jouw project.

We zetten bij OpenAI ‘store: false’: we vragen geen opslag van het antwoord als opvraagbare API-respons. Dat betekent niet dat OpenAI niets bewaart. Volgens de OpenAI-documentatie over API-gegevens kunnen vragen en antwoorden in misbruikmonitoring standaard maximaal 30 dagen worden bewaard, met uitzonderingen voor wettelijke eisen of bescherming tegen schade. Technische tijdelijke opslag kan eveneens van toepassing zijn. API-gegevens worden volgens die documentatie standaard niet voor modeltraining gebruikt, tenzij de accounthouder daarvoor kiest. We doen hier geen toezegging over Zero Data Retention of uitsluitend Europese verwerking.

Welke assistentgegevens bewaart VMG zelf?

VMG bewaart voor menselijke beoordeling een beperkte kopie van gestelde vragen met antwoordcategorie, aantal herhalingen en beoordelingsstatus. Automatische filtering probeert herkenbare contactgegevens en bepaalde andere persoonsgegevens te verwijderen, maar garandeert geen anonimiteit. De reviewlijst bevat geen volledige gespreksgeschiedenis, antwoorden, IP-adres of bezoekersnummer. Vragen worden niet automatisch als betrouwbare kennis of trainingsmateriaal opgenomen. Het doel is ons belang om fouten en kennisgaten te vinden en de dienstverlening te verbeteren; je kunt hiertegen bezwaar maken.

Voor deze reviewlijst geldt een opruimgrens van 30 dagen per dagbestand. Voor tellingen van vaste vraagonderwerpen en antwoordcategorieën is dat 90 dagen. De tellingen bevatten geen letterlijke vragen. Oudere dagbestanden worden bij een volgende registratie opgeruimd; zonder nieuwe registratie gebeurt dat niet direct op de vervaldag. Een intern dagelijks vragenoverzicht kan via ChatGPT/Codex van OpenAI aan VMG worden voorgelegd voor menselijke beoordeling. Die verwerking valt niet onder de instelling ‘store: false’ van de website-assistent; bewaring van dat interne overzicht hangt af van de gebruikte accountinstellingen. Backups kunnen oudere kopieën bevatten; de opruimgrens van de actieve lijst is geen garantie dat ieder herstelpunt tegelijk wordt gewist.

Cookiekeuze, Google Analytics en Google Ads

Alleen na ‘Toestaan’ laden we de Google-meetcode. We meten openbare paginaweergaven en het starten en succesvol opslaan van een offerteaanvraag. Bij een opgeslagen aanvraag wordt ook een conversiesignaal voor Google Ads aangeroepen. Onze eigen meetcode stuurt geen ingevulde formuliergegevens, bijlagen, assistentvragen of aanvraagnummer mee. Voor paginaweergaven geeft die code alleen het openbare paginapad door, zonder zoekparameters. Google ontvangt daarnaast technische verbindings- en browsergegevens. De grondslag voor deze meting is je toestemming.

Google Signals en advertentiepersonalisatie zijn in onze meetcode uitgeschakeld. Toestemming voor advertentieopslag en advertentiegebruikersgegevens staat op geweigerd; dit betekent niet dat er na toestemming voor meting geen gegevens naar Google gaan. Lees hoe Google gegevens van websites gebruikt.

Bij ‘Weigeren’ of zonder keuze laadt onze code geen Analytics-script en verzendt die geen bezoekersmetingen. Je keuze staat maximaal 180 dagen in localStorage onder ‘vmg-analytics-consent-v1’. Na toestemming kunnen Analytics-cookies worden geplaatst; onze instelling voor hun levensduur is 180 dagen en Google kan die bij gebruik vernieuwen. Dit is niet hetzelfde als de bewaartermijn van meetgegevens in je Analytics-account: die wordt afzonderlijk bij Google ingesteld.

Via ‘Cookie-instellingen’ in de footer kun je je keuze opnieuw openen en op ‘Weigeren’ klikken. De website stopt de meting, probeert de eigen Analytics-cookies te verwijderen en herlaadt de pagina als de meetcode al actief was. Intrekken wist niet automatisch eerder aan Google doorgegeven gegevens. Het contact- en offerteformulier blijven beschikbaar zonder toestemming voor meting.

Hosting, beveiliging, logs en backups

De website en aanvraagverwerking draaien op onze VPS bij TransIP. Voor het leveren en beveiligen van de website worden verbindingsgegevens verwerkt, waaronder je IP-adres. De formulieren en assistent gebruiken tijdelijke verzoektellers tegen misbruik met een venster van tien minuten; verlopen tellers worden bij nieuwe aanvragen opgeruimd. Er zijn ook technische fout- en servicelogs. De containerlogs worden op bestandsgrootte geroteerd, niet volgens een vaste termijn in dagen. Deze verwerking dient de beschikbaarheid en beveiliging van onze dienstverlening.

Server- en applicatiebackups kunnen opgeslagen persoonsgegevens bevatten. Ze dienen voor herstel na fouten of uitval. Er is voor deze verklaring geen uniforme verwijdertermijn van alle serverbackups, lokale herstelkopieën en interne overzichten bevestigd. Daarom geldt een termijn voor de actieve assistentregistratie niet zonder meer voor zulke kopieën.

Dienstverleners en verwerking buiten Europa

Afhankelijk van wat je gebruikt kunnen TransIP, Microsoft, WeFact, OpenAI, Google en WhatsApp/Meta gegevens ontvangen voor de hierboven beschreven diensten. Google, OpenAI, Microsoft en Meta kunnen daarbij gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. De toepasselijke verwerkersafspraken en doorgiftewaarborgen hangen af van de gebruikte dienst en accountinstellingen. Deze verklaring belooft geen uitsluitend Nederlandse of Europese opslag. Voor informatie over de afspraken die op jouw gegevens van toepassing zijn kun je VMG benaderen.

Jouw rechten en vragen

Je kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking van je persoonsgegevens. Waar van toepassing kun je gegevensoverdracht vragen, bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang of toestemming intrekken. Intrekken maakt eerdere verwerking op basis van toestemming niet onrechtmatig. Sommige gegevens mogen of moeten we nog bewaren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke verplichting.

Stuur je verzoek naar info@vloerenmakersgroep.nl en geef aan over welk contact, welke aanvraag of vraag het gaat. Stuur niet ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs. We kunnen gerichte aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. Je ontvangt in beginsel binnen één maand een reactie; bij een toegestane verlenging informeren we je. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.